Workday vs. SuccessFactors: Die HR-Lösungen im Vergleich (2024)

Stehen Sie aktuell vor der Herausforderung einer HR-Transformation, um den veränderten Anforderungen Ihrer Bewerber und Mitarbeiter gerecht zu werden? Dann stellen Workday und SuccessFactors geeignete Lösungen für Sie dar. In diesem Beitrag gebe ich Ihnen einen Überblick über die beiden HR-Lösungen und stelle Sie Ihnen anschließend im Vergleich vor. Anhand von Kundenbeispielen erfahren Sie, welche Vorteile die jeweilige Plattform Ihnen bietet.

Warum ist eine Cloud-Software sinnvoll?

Das Personalwesen wird heute an so vielen Stellen gleichzeitig gefordert, wie noch nie. Bei immer kleineren und fokussierten HR-Teams sollen umfangreiche Prozesse und Herausforderungen gemeistert werden. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an die Digitalisierung, wie die Erfüllung maximaler Mitarbeiterzufriedenheit, die Unterstützung im „War for Talents“ sowie die Schaffung von Effizienzen und Automatismen. Die Aufgaben der HR-Abteilung zu erweitern, ohne jegliche Unterstützung zu bieten, verfehlt jedoch das Ziel. Hier ist eine technische Unterstützung durch eine Cloud-Software notwendig, um das HR-Team zu entlasten und wettbewerbsfähig zu sein!

SAP SuccessFactors

SuccessFactors ist eine cloudbasierte Human Experience Management (HXM) Software von SAP für den HR-Bereich, die für mittelständische bis große Unternehmen geeignet ist. Sie kann den kompletten Employee Lifecycle in einem Unternehmen abbilden und ermöglicht eine einfache Integration in andere SAP-Lösungen. Die SuccessFactors HCM Suite setzt sich aus verschiedenen Modulen zusammen, die einzeln lizensierbar und frei miteinander kombinierbar sind. So entsteht eine modulbasierte Prozesslandschaft, in der die Prozesse ineinander übergreifen. Außerdem stellt sie SAP’s zukünftige HR-Lösung in der Cloud dar.

Vorteile von SuccessFactors

• Wechsel von SAP HCM zu SuccessFactors ist erprobt und es gibt Best Practices
• Starke API und hohe Integrierbarkeit
• Die aufgebaute Infrastruktur in der SAP-Cloud kann wiederverwendet werden
• Administration kann zu 80% durch HR erfolgen
• Keine harten Prozessgrenzen: Module gehen Hand in Hand

Nachteile von SuccessFactors

• Keine Möglichkeit einer echten nativen Abrechnung, erst ab 2027; momentan dienen ADP, DATEV oder die alte SAP PY als Abrechnungstool, angebunden an SuccessFactors
• HR Help Desk nur in Kombination mit der SAP Customer-Relationship-Management-Lösung nutzbar

Nachfolgend sehen Sie die modulbasierte Prozesslandschaft von SuccessFactors. Hierbei ist der Unterschied zu Workday, dass der Bereich Analytics & Planning in einem eigenen Modul stattfinden. Dieses beinhaltet das Controlling, das operative und strategische Reporting sowie die strategische Planung. Außerdem gibt es eine SAP Business Technology Plattform (BTP), die Ihnen Ihre eigene Entwicklung von Anwendungen und die Realisierung von Integrationen ermöglicht.

Kundenbeispiel 1: Einführung von SuccessFactors

Ein Unternehmen aus der internationalen Branche der erneuerbaren Energien mit etwa 14000 Mitarbeitern und einem Umsatz von 4 Mrd. € kam auf uns zu, um mit unserer Unterstützung SAP SuccessFactors einzuführen. Insbesondere aufgrund des starken Wachstums des Green-Energy-Marktes, sind innovative und hochqualifizierte Mitarbeiter erforderlich. Zu den Herausforderungen ihrer bestehenden HR IT Landschaft zählen:

• SAP HCM als zentrales Organisationsmanagement und Datenverteiler
• Heterogene HR-Landschaft weltweit: je nach Standort und Betrieb sind unterschiedliche HR-Lösungen im Einsatz
• Sich stark unterscheidende HR-Teamgrößen pro Standort
• TCO müssen dauerhaft gesenkt werden (Kostendruck)

• Heterogene Prozesslandschaften & Organisationsstrukturen

Um diese Herausforderungen zu lösen, eignet sich SuccessFactors insbesondere aufgrund des End-2-End- und Plattformcharakters.

Lösung mit SuccessFactors

Das bereits angebundene HCM des Unternehmens ermöglichte dem Kunden, dass durch die Einführung von SuccessFactors die Daten automatisch synchron gehalten werden, aber trotzdem ein international führendes System etabliert werden konnte. Dieses bietet an jedem Standort die gleichen Prozesse und Daten sowie einen global einheitlichen Zugriff. Außerdem wurde ein neues HR-Operationsmodell eingeführt, das die Kommunikation und Administration des HR-Bereichs vereinfacht. Durch die Zusammenfassung von Standorten und standardisierte Teamgrößen kann überall die gleiche Qualität gewährleistet werden. Auch der Kostendruck des Kunden konnte dadurch verringert werden, dass die technische Wartung nun durch SAP erfolgt. Ein weiterer Erfolg durch die Einführung von SuccessFactors stellt die Auflösung der heterogenen Organisationsstruktur dar. Standardisierungen und die Etablierung von Process Ownern ermöglichen nun eine globale Prozesssteuerung.

Workday HCM

Workday HCM ist eine cloudbasierte Software für HR und Finanzen mit dem Anspruch einer Best-of-Suite-Lösung und ist für mittelständische bis große Unternehmen geeignet. Auch sie kann den kompletten Employee Lifecycle in einem Unternehmen abbilden und beruht auf dem „Power of 1 Prinzip“, das die Analyse, Planung und Umsetzung in einem System mit wenigen Klicks ermöglicht. Mit dem Einsatz von Workday als Core können alle Daten zentral in einer Software gebündelt werden.

Vorteile von Workday

• Power-of -1-Konzept 
• 60% aller Produktinnovationen kommen aus der Workday Community 
• „Mobile-First“-Ansatz 
• Einheitliches Look & Feel 
• 96% aller Transaktionen in unter 1 Sekunde 

Die Elemente des HCM bestehen aus einer zentralen HR-Datenbank, Konfigurationstools, Personalmanagement, Recruiting, Talentmanagement, Learning und vielem mehr. Neben den HR-Funktionen bietet die Workday Suite auch ein umfangreiches Finanzmanagement und weitere ERP-Funktionalitäten.

Nachteile von Workday

• Aktuell gibt es keine Payroll-Funktion, erst ab 2024; alternativ wird oft SAP HCM oder DATEV als Abrechnungstool genutzt

Kundenbeispiel 2: Einführung von Workday

Auch dieser Kunde ist in der Branche der Energieversorgung tätig und beschäftigt etwa 26000 Mitarbeiter. Er generiert einen Umsatz von 32 Mrd. €. Das Ziel des Unternehmens ist eine Geschäftsfeldtransformation vom Stromerzeuger zum Energieplattformbetreiber im Bereich der erneuerbaren Energien. Für die HR bedeutet dies, dass neue Talente gefunden und bestehende Kompetenzträger in neue Geschäftsfelder integriert werden müssen. Die bestehende HR-IT-Landschaft stellt den Kunden vor folgende Herausforderungen:

• Starke Herstellerabhängigkeit durch SAP HCM als Monolith
• Fehlende Anwenderakzeptanz und Unzufriedenheit
• Jede kleine Änderung erforderte die IT; fehlende Anpassbarkeit durch HR selbst
• Systemübergreifende End-2-End-Prozesse schwierig abzubilden
• Punktuelle Digitalisierung und wenig Automatisierung; hoher Aufwand und geringe Einspareffekte
• Eine große Menge an unstrukturierten HR-Anfragen landet im EIC (CRM) über Telefon und E-Mail

Lösung mit Workday

Die Entscheidung für Workday hat der Kunde in erster Linie aufgrund der Benutzerfreundlichkeit der App und der Power-of-1-Plattform getroffen. Letztere ermöglicht es, dass alle Prozesse ohne Medienbrüche End-2-End aufgebaut werden können. Ein weiterer Punkt für die Entscheidung für Workday waren der Chatbot und die Assistant-Funktion. Sie unterstützen die HR-Abteilung bei unstrukturierten Aufgaben, sodass dieses entlastet wird. Außerdem überzeugt die Software mit einer ansprechenden Kosten-Nutzen-Relation.

Workday und SuccessFactors im Vergleich

Sowohl Workday als auch SuccessFactors bieten das technologische Fundament für Ihre aktuellen Herausforderungen. Damit Sie herausfinden können, welche die für Sie passende Lösung ist, stellen wir Ihnen die Stärken und Schwächen der beiden Plattformen in einer übersichtlichen Grafik dar:

Sind Sie bereit für eine HR-Cloud-Einführung?

Fragen Sie sich selbst, welche Kriterien wichtig für Sie sind, um eine geeignete HR-Suite für Sie zu finden. Um Sie bei Ihrer Entscheidung zu unterstützen, haben wir, die mindsquare AG, ein Modell mit 5 Schritten entwickelt, das wir bei der Auswahl Ihrer neuen HR-Software anwenden:

1. Definition der Zielsetzung & Bedürfnisse
2. Scoping; Welche funktionalen & non-funktionalen Anforderungen benötigen Sie?
3. Softwareauswahl; Marktsondierung und Anbieterbewertung
4. Business Case Berechnungen
5. Ausschreibungsunterstützung; Ausschreibungsunterlagen, Bieterfragen und Anbieterbewertungen

Sollten auch Sie vor Herausforderungen bei der Einführung von SuccessFactors oder Workday stehen, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir beraten Sie in einem kostenlosen Erstgespräch, bieten verschiedene Workshops zum Thema Personalmanagement an und unterstützen Sie bei der Entwicklung Ihrer individuellen Roadmap. So ermitteln wir gemeinsam in einem zielbasierten Prozess die für Sie beste HR-Anwendung.